CODICE ETICO

4. Codice Etico

4.1 Premessa

Il Germoglio Onlus si prefigge di rispettare compiutamente le leggi ed i regolamenti vigenti, in relazione allo svolgimento della propria attività. Con l’emanazione del presente Codice Etico, la Cooperativa si pone altresì l’obiettivo di orientare i comportamenti degli organi societari e dei loro singoli componenti, dei dipendenti e dei collaboratori a vario titolo della medesima a dei valori etici nella gestione degli affari, attraverso l’autodisciplina e l’adozione delle migliori tecniche e procedure di corporate governance.

La Cooperativa ritiene che l’orientamento all’etica sia da considerarsi un approccio indispensabile per l’affidabilità della medesima verso l’intero contesto civile ed economico in cui opera: a tali esigenze risponde la predisposizione del presente Codice Etico, rappresentando un sistema di regole da osservare da parte di tutti coloro che operano in nome e per conto della Cooperativa, sia con riferimento ai rapporti interni che con soggetti esterni. L’importanza del presente Codice Etico è peraltro resa sempre più attuale dalle indicazioni di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, e successive integrazioni e modificazioni, nel cui ambito si pone in rilievo la centralità del documento nel sistema di controllo interno delle società, al fine di scongiurare la realizzazione di reati. La Cooperativa si impegna a divulgare il presente Codice Etico mediante apposita attività di comunicazione interna ed esterna, anche tramite il proprio sito web, e verso tutti coloro con i quali intrattiene regolari rapporti.

Si allega, a far parte del presente modello, il Regolamento Interno, le Regole Comportamentali nonché le Regole comportamentali sul posto di lavoro per operatori ecologici.

4.2 Destinatari del Codice Etico

Sono destinatari del Codice Etico:

a. il Consiglio di Amministrazione che deve fare propri i principi del Codice Etico nello svolgimento della propria attività istituzionale

b. il Presidente che deve fare propri i principi del Codice Etico nello svolgimento della propria attività istituzionale e di rappresentanza della Cooperativa

c. i responsabili dei settori delle attività sociali i quali devono dare concretezza ai valori ed ai principi contenuti nel Codice Etico, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo;

d. gli altri dipendenti e collaboratori i quali, nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, devono adeguare le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice Etico.

Il destinatario che, nell’esercizio delle sue funzioni, entri in contatto con terzi è tenuto:

✴ ad informare, per quanto attinente e necessario, il terzo degli obblighi sanciti dal Codice Etico

✴ esigere il rispetto e l’osservanza dei principi etici contenuti nel Codice Etico che riguardano l’attività in cui è coinvolto il terzo stesso

✴ ad informare l’Organismo di Vigilanza riguardo qualsiasi comportamento di terzi che violi il Codice Etico.

L’osservanza del Codice Etico costituisce obbligo specifico di diligenza da parte dei destinatari indicati nei punti a), b), c) e d) e la relativa violazione può essere addebitata dalla Cooperativa quale atto illecito, qualora ne sia derivato un danno.

4.3 Valori guida

La previsione del Codice Etico consente anzitutto di sancire i contenuti dei valori guida cui si ispira la cultura sociale ed imprenditoriale della Cooperativa, supportando la sua identità nell’ambito del mercato e della società civile contemporanei.

In particolare, trattasi di:

spirito di gruppo, rappresentato dalla consapevolezza e dalla condivisione di operare per il perseguimento di obiettivi comuni, nell’ambito di un gruppo cosciente della propria identità ma che rispetti comunque le diverse personalità, opinioni, conoscenze ed esperienze; in tale contesto, rilevano altresì i comportamenti improntati a promuovere in maniera univoca e positiva l’immagine e la reputazione della Cooperativa, il perseguimento e lo sviluppo di possibili sinergie ed interscambio di esperienze, conoscenze e risorse con partners esterni
valorizzazione delle risorse umane, favorendo le condizioni che consentano alle persone che a vario titolo operano nella e per la Cooperativa, in particolare modo se persone con disabilità o in altro stato di svantaggio, di poter esprimere al meglio le proprie competenze e personalità, di ricevere le medesime opportunità di crescita professionale senza discriminazione alcuna, di contribuire ai processi decisionali dell’azienda nell’ambito delle proprie attribuzioni e secondo capacità e competenze
diligenza e responsabilità, concetti che trovano estrinsecazione in comportamenti che rifuggano in ogni modo da comportamenti illegittimi e comunque scorretti evitando ogni situazione o attività che possa condurre a conflitti di interesse e assumendo di contro le responsabilità connesse agli adempimenti;
lealtà, chiarezza e trasparenza, quali connotati delle condotte verso i dipendenti, i collaboratori, le Istituzioni, la Pubblica Amministrazione, i fornitori, i clienti, il mercato, fatta salva l’osservanza delle disposizioni a tutela della privacy
efficienza ed efficacia, quali fattori determinanti del successo e, quindi elementi imprescindibili per una tempestiva e determinata assunzione delle decisioni e loro attuazione ai vari livelli operativi aziendali

4.4 Principi etici generali di comportamento

Nello svolgimento della propria attività la Cooperativa si conforma ai principi contenuti nel presente Codice Etico e quindi si impegna a:

osservare le leggi e i regolamenti vigenti che disciplinano le materie rilevanti nell’ambito delle attività svolte, con particolare riguardo ai principi e agli obblighi sanciti nel Regolamento Interno, nelle Regole Comportamentali nonché nelle Regole comportamentali sul posto di lavoro per operatori ecologici
agire con onestà, lealtà e affidabilità, improntando alla trasparenza le relazioni con i propri dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti e fornitori
evitare per i dipendenti della Cooperativa i conflitti di interesse tra la sfera lavorativa, professionale e quella personale
respingere qualsiasi comportamento illegittimo, volto al lucro e alla speculazione a danno dei propri dipendenti, collaboratori, consulenti, clienti e fornitori
promuovere pari opportunità di valorizzazione professionale per tutti i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori della Cooperativa
garantire la sicurezza sul posto di lavoro, la salute del lavoratore e la protezione dell’ambiente
assicurare la riservatezza relativamente alle notizie ed alle informazioni inerenti alle attività svolte ed a quelle costituenti patrimonio aziendale, nel rispetto delle disposizioni di legge poste a tutela e delle procedure interne
far sì che i terzi, nei loro rapporti con la Cooperativa, siano informati degli obblighi imposti dal presente Codice Etico e ne rispettino l’adempimento
promuovere l’accettazione, la valorizzazione e l’attuazione del presente Codice Etico da parte di tutti gli Amministratori, i dipendenti, i collaboratori, i consulenti, i fornitori, i partners e i clienti
4.5 Organi statutari Nel rispetto delle norme vigenti ed alla luce dei principi e dei valori guida che ispirano il presente Codice Etico, i membri degli organi statutari della Germoglio Onlus perseguono gli obiettivi e gli interessi della Cooperativa. Per quanto sopra, i membri degli organi statutari della Cooperativa improntano lo svolgimento della loro attività ai valori di onestà, integrità, lealtà, correttezza, diligenza, rispetto delle persone. Il comportamento dei membri degli Organi statutari sarà pertanto caratterizzato da:
divieto di elargire favori e beni materiali, sotto forma sia di prestazioni monetarie sia di regali di valore significativo, con il fine di ottenere trattamenti privilegiati a vantaggio della Cooperativa
divieto di accettare favori e beni materiali, sotto forma sia di prestazioni monetarie sia di regali di valore significativo
obbligo di restituire eventuali regali di cui sia manifesta e inequivocabile la natura strumentale o che comunque eccedano con il loro valore le aspettative di un normale rapporto di cortesia e scambio convenevole
divieto di approfittare della propria posizione professionale per conseguire indebiti vantaggi a titolo personale
divieto di accogliere raccomandazioni e pressioni che interferiscano con il corretto funzionamento della
Cooperativa
rifiuto dello sfruttamento del nome e della reputazione della Cooperativa a scopi privati e, comunque, di atteggiamenti che possano comprometterne il buon nome e l’immagine
divieto di portare fuori dai locali aziendali beni aziendali e/o documenti riservati o confidenziali, se non per motivi strettamente connessi all’adempimento dei doveri professionali
obbligo di denunciare all’Organismo di vigilanza i tentativi di interferenza, al fine di stroncare sul nascere comportamenti illeciti e difformi dallo spirito del presente Codice Etico
sviluppo, con gli interlocutori esterni, di rapporti ispirati a correttezza e imparzialità, nella più totale trasparenza, evitando comportamenti che possano avere effetti negativi sulla serenità di giudizio degli stessi e delle decisioni aziendali particolare attenzione dovrà essere riservata alle situazioni che possano comunque rilevare quali circostanze in conflitto di interessi, nell’espletamento delle proprie funzioni

Ricorrendo una o più di tali circostanze, gli interessati informeranno senza ritardo l’Organismo di Vigilanza

Nella circostanza, gli interessati avranno cura di:

specificare le situazioni e/o le attività nelle quali i medesimi potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli della Cooperativa
specificare le situazioni e/o le attività nelle quali i loro prossimi congiunti e familiari potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli della Cooperativa
indicare ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza
astenersi comunque dal compiere atti connessi o relativi alle situazioni rappresentate, in attesa delle decisioni della Cooperativa
osservare le decisioni che in proposito saranno assunte dalla Cooperativa

4.6 Principi di condotta nella gestione delle risorse umane

Quale datore di lavoro, la Cooperativa si impegna a:

ottimizzare le condizioni lavorative nel pieno rispetto delle diversità di origine, sesso, cultura, religione e razza degli stessi lavoratori, salvaguardandone la loro integrità fisica e psicologica con l’applicazione diligente e partecipe della vigente normativa in materia di tutela dell’ambiente e della salute del lavoratore nei luoghi di lavoro
adottare criteri di valutazione orientati al riconoscimento del merito personale, della competenza e della professionalità nella gestione del rapporto di lavoro con i propri dipendenti e collaboratori, con il conseguente rifiuto di ogni forma di nepotismo e di favoritismo
promuovere la creazione di un ambiente di lavoro quanto più armonico, al fine di favorire la collaborazione tra i singoli lavoratori e la crescita professionale di ciascuno ed in particolare riservando maggiori tutele per le persone in situazione di svantaggio
contrastare qualsiasi tipo di molestia e di prestazione non professionale e in quanto tale strumentale alla progressione di carriera del singolo, al fine di salvaguardare la dignità dei dipendenti e dei collaboratori

4.6.1 I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori

I principi di condotta che caratterizzano l’operato di dirigenti, dipendenti e collaborator

sono:

lo svolgimento delle proprie mansioni con trasparenza, correttezza, professionalità e lealtà, nel perseguimento coerente e condiviso degli obiettivi aziendali

✦ l’osservanza delle norme di legge, regolamenti come sopra richiamate nell’indicazione dei principi etici generali di comportamento

✦ la vigilanza sulla piena operatività delle citate norme, segnalando al proprio superiore ogni eventuale violazione, senza che ciò possa in ogni caso comportare il rischio di ritorsione alcuna

✦ la segnalazione al proprio superiore di eventuali irregolarità e disfunzioni in merito alle modalità di gestione dell’attività lavorativa, senza che ciò possa in ogni caso comportare il rischio di ritorsione alcuna

✦ la riservatezza delle informazioni e dei documenti dei quali vengono a conoscenza nell’espletamento della propria attività lavorativa, nel rispetto delle vigenti disposizioni a tutela, come meglio indicato al

successivo punto 4.9

✦ la protezione e la conservazione dei beni materiali e immateriali della Cooperativa, mediante un utilizzo competente e responsabile delle risorse messe a disposizione per lo svolgimento dell’attività

✦ la responsabilizzazione in merito alla sicurezza e all’igiene sul luogo di lavoro, al fine di garantire l’efficienza e l’ottimizzazione dell’utilizzo degli impianti e delle attrezzature e di prevenire i rischi di infortuni

✦ il rifiuto di qualunque atteggiamento che discrimini colleghi e collaboratori per ragioni politiche e sindacali, di fede religiosa, razziali, di lingua, di sesso, di età o handicap

✦ il rifiuto dello sfruttamento del nome e della reputazione della Cooperativa a scopi privati e, comunque, di atteggiamenti che possano comprometterne il buon nome e l’immagine

✦ il divieto di portare fuori dai locali aziendali beni aziendali e/o documenti riservati o confidenziali, se non per motivi strettamente connessi all’adempimento dei doveri professionali

✦ il divieto di eseguire ordini o attuare atti direttivi emanati da soggetto non competente e non legittimato; in tali casi, il dipendente e/o collaboratore deve dare immediata comunicazione dell’ordine o dell’atto direttivo ricevuto al proprio responsabile o referente

✦ il divieto di elargire favori e beni materiali, sotto forma sia di prestazioni monetarie sia di regali di valore significativo, con il fine di ottenere trattamenti privilegiati

✦ il divieto di accettare favori e beni materiali, sotto forma sia di prestazioni monetarie sia di regali di valore significativo

✦ l’obbligo di restituire eventuali regali di cui sia manifesta e inequivocabile la natura strumentale o che eccedano, con il loro valore, le aspettative di un normale rapporto di cortesia e gratitudine

✦ il divieto di approfittare della propria posizione professionale per conseguire indebiti vantaggi a titolo personale

✦ il divieto di accogliere raccomandazioni e pressioni che interferiscano con il corretto funzionamento della Cooperativa

✦ l’obbligo di denunciare al proprio responsabile i tentativi di interferenza, consentendone ove opportuno anche l’attivazione tempestiva dell’Organismo di Vigilanza, al fine di stroncare sul nascere comportamenti illeciti e comunque difformi dallo spirito del presente Codice Etico

✦ lo sviluppo con gli interlocutori esterni di rapporti ispirati alla massima correttezza e imparzialità, nella più totale trasparenza, evitando comportamenti che possano avere effetti negativi sulla serenità di giudizio degli stessi e delle decisioni aziendali

4.6.2. I rapporti gerarchici

La Direzione e il responsabile dell’ufficio personale, in solido, hanno l’obbligo di :

rendere edotti i propri collaboratori e tutti i nuovi assunti dalla cooperativa delle norme di legge e dei principi del presente Codice Etico e garantirne efficacemente l’applicazione, chiarendo che le violazioni rappresentano un eventuale inadempimento contrattuale e/o un illecito disciplinare, in conformità alle disposizioni vigenti;
promuovere lo spirito di appartenenza alla Cooperativa, stimolando la motivazione personale di ciascun collaboratore a crescere professionalmente all’interno dell’azienda

Ciascun responsabile, inoltre, nello svolgimento delle sue mansioni di organizzazione e di controllo rappresenta un punto di riferimento imprescindibile per collaboratori sottoposti alle sue attività di direzione e/o coordinamento.

Il responsabile si attiene a una condotta esemplare, dedicandosi al suo lavoro con lealtà e professionalità, nell’aperto riconoscimento della responsabilità e della libertà d’azione dei propri collaboratori, vigilando con diligenza sull’adempimento dei compiti loro assegnati.

Nello specifico, il responsabile ha l’obbligo di:

✦ illustrare ai propri collaboratori, in modo adeguato alle loro capacità, i compiti loro assegnati e prepararli al loro adempimento attraverso un’opportuna attività formativa e di affiancamento lavorativo, accompagnata da periodiche valutazioni sull’andamento del lavoro, di cui riferire alla Direzione

✦ valutare accuratamente e in completa imparzialità i propri collaboratori sulla base delle loro capacità personali e delle loro competenze professionali insieme alla direzione

✦ promuovere lo spirito di appartenenza alla Cooperativa, stimolando la motivazione personale di ciascun collaboratore a crescere professionalmente all’interno dell’azienda

✦ tutelare l’integrità personale e professionale dei propri collaboratori da qualunque forma di indebita limitazione dell’espressione professionale e personale, avendo particolare attenzione verso persone in stato di fragilità presenti in organico o a qualunque titolo presenti in Cooperativa

✦ segnalare tempestivamente al proprio superiore qualunque infrazione delle norme di legge o del presente Codice Etico rilevata in prima persona o a lui pervenuta

4.6.3 I conflitti di interesse

La Cooperativa richiede che i dirigenti e dipendenti nell’espletamento delle proprie funzioni non incorrano in situazioni in conflitto di interessi.

Ogni situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interessi o comunque a pregiudicare la capacità dei dirigenti e/o dei dipendenti di assumere decisioni nel migliore interesse della Cooperativa, deve essere immediatamente comunicata dal dirigente e/o dipendente al proprio responsabile o referente.

La ricorrenza di una tale situazione determina l’obbligo di astenersi dal compiere atti connessi o relativi a tale situazione, salvo espressa autorizzazione da parte dello stesso responsabile o referente.

È fatto divieto di avvantaggiarsi personalmente di opportunità a vario titolo di cui si è venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni all’interno della Cooperativa.

I destinatari del Codice Etico non possono essere beneficiati di omaggi o liberalità da parte di soggetti che intrattengono o potrebbero intrattenere rapporti con la Cooperativa, salvo quelli che possono essere ricompresi nell’ambito delle usanze e nei limiti delle normali relazioni di cortesia, purché di modico valore.

Prima di accettare un incarico di direzione, amministrazione o altro incarico in favore di altro soggetto, oppure nel caso in cui si verifichi una situazione che possa determinare un conflitto di interessi, ciascun dirigente o dipendente è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile o referente che sottoporrà, se necessario, il caso all’Organo di Vigilanza.

4.7 I principi di condotta nella gestione degli strumenti e delle attrezzature aziendali

I beni materiali della Cooperativa (quali ad esempio strumenti e attrezzature aziendali diverse, autovetture e camion, linee telefoniche, hardware e software, accessi alla rete, posta elettronica) devono essere utilizzati nel rispetto della normativa vigente e come strumenti coadiuvanti unicamente l’attività lavorativa svolta per conto della Cooperativa(salvo quanto previsto nel paragrafo seguente)

È, pertanto, vietato (salvo quanto previsto nel paragrafo seguente) servirsi dei beni aziendali per scopi personali o nel perseguimento di obiettivi che contrastino con le norme di legge o con gli obiettivi aziendali o che comportino comunque rallentamenti operativi

Non è consentito:

✦ l’impiego di linee telefoniche dell’ufficio per effettuare conversazioni personali, salvo che per emergenza o comunque in forma sporadica in caso di necessità

✦ l’uso della posta elettronica dell’ufficio per comunicazioni personali e/o svincolate dall’uso lavorativo Quanto a la navigazione in internet la medesima è consentita purché limitata a navigazioni e scambi di contenuto lecito, mentre l’uso dei cellulari è circoscritto ai numeri aziendali e ad un traffico definito di telefonate che vengono individuate, in base al ruolo ricoperto, dalla Direzione.

✦ La rete aziendale (sia via cavo che wifi), necessita di abilitazione tramite password e ogni computer è dotato di una propria password personale, le cartelle di lavoro sono accessibili in base al ruolo ricoperto e per la tutela della privacy alcune cartelle sono visibili solo alla direzione e all’amministrazione.

✦ Per l’uso delle automobili aziendali non vi è limite all’utilizzo;

✦ L’uso dei furgoni e dei camion del Germoglio Onlus è consentito solo per uso lavorativo, eccezionalmente possono essere prestati ad uso gratuito a volontari e/o dipendenti per forniti per scopi sociali simili

4.7.1. La regolamentazione dei sistemi informatici

La Cooperativa mette a disposizione dei propri dirigenti, dipendenti e collaboratori, secondo le diverse esigenze degli utilizzatori nello svolgimento delle attività loro affidate, una dotazione informatica costituita da personal computer, notebook, tablet, stampanti, software, accessori informatici, servizi di accesso alla rete e alla posta elettronica cumulativamente o distintamente tra loro.

Gli utilizzatori devono servirsi di tale strumentazione in modo tale da salvaguardarne la funzionalità e l’integrità, segnalando eventuali malfunzionamenti ai responsabili di servizio - che riferiscono poi alla Direzione - o direttamente alla Direzione.

I programmi possono essere installati sulla rete aziendale o sui singoli personal computer in dotazione, unicamente da personale e/o tecnici autorizzati dalla Cooperativa.

In particolare, non è consentito:

✦ installare programmi non autorizzati e/o privi di regolare licenza, al fine non solo il rischio di diffondere virus informatici, ma anche le sanzioni a carico della Cooperativa per le eventuali violazioni alle norme a tutela del diritto d’autore

✦ scaricare programmi dalla rete, anche tramite download gratuito, senza specifica autorizzazione della Cooperativa e previa eventuale ricognizione tecnica delle articolazioni aziendali preposte agli specifici servizi se così disposto dalla Direzione

✦ effettuare collegamenti alla rete con modalità difformi dall’architettura informatica prevista, al fine di salvaguardare la sicurezza dell’intero sistema informatico della Coopertaiva;

✦ utilizzare la propria casella di posta elettronica per trasmettere documenti e allegati vari al di fuori della rete informatica aziendale, ciò al fine di garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni trattate

✦ prendere parte a blog, dibattiti e forum non attinenti al lavoro con la propria postazione aziendale di accesso alla rete

La Cooperativa si riserva di verificare, nel rispetto delle norme che disciplinano tale materia, le condizioni di impiego e di mantenimento dei personal computer, notebook, palmari, telefoni cellulari dati in dotazione, nonché di supervisionare i siti internet ai quali sono stati rivolti gli accessi in ambito aziendale, prevedendone eventuali opportuni filtri.

La Cooperativa non può essere ritenuta responsabile di eventuali applicazioni e files presenti sui computer dati in dotazione e per i quali non sia stata concessa esplicita autorizzazione.

4.7.2. La sicurezza dei sistemi informatici

Al fine di tutelare la riservatezza e la sicurezza dei dati in suo possesso, la Cooperativa dota i propri sistemi informatici di appositi accorgimenti atti a impedire la libera circolazione delle informazioni o un impiego non appropriato delle stesse.

A tal fine i sistemi informatici sono dotati di una password e viene consentito l’accesso a determinati programmi files unicamente in considerazione delle mansioni svolte.

Le password (alfanumeriche) vengono modificate con periodicità individuata o dal sistema operativo o dalla Direzione.

I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti alla segretezza del loro identificativo e della loro password: devono pertanto evitare di divulgare tale dati e devono modificare periodicamente la loro password, dandone comunicazione alla direzione in modo strettamente riservato.

I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori, inoltre, non devono lasciare la propria postazione di lavoro senza aver preso tutte le cautele necessarie a impedire che informazioni riservate possano essere visualizzate da soggetti non autorizzati

4.8 I rapporti esterni

Come già espresso nella parte dedicata ai valori guida, la Cooperativa si prefigge anzitutto la creazione di valore, nella consapevolezza di svolgere un servizio di primaria rilevanza sociale.

Al fine di ottimizzare le proprie attività, la Cooperativa cerca di farsi interprete quanto più affidabile dei fabbisogni e delle aspettative dei clienti nello specifico ambito di attività e di rendere un servizio corretto, completo, tempestivo, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa interna.

Per il miglior conseguimento di tali intenti, si rende necessario pertanto che tutto il personale della Cooperativa sia in grado di decifrare e soddisfare le esigenze dei vari clienti proponendo soluzioni e strategie improntate alla fattibilità e all’efficacia

4.8.1. I rapporti con i fornitori

La Cooperativa adotta unicamente criteri di comprovata convenienza nella scelta dei propri fornitori, accertandosi che questi posseggano tutti i requisiti conformi non solo alle esigenze di efficienza e competenza, ma anche ai principi che ispirano il presente Codice Etico.

Nella selezione dei fornitori di beni e servizi e/o partners la Cooperativa si attiene ai seguenti principi:

✦ non avvalersi di fornitori e/o partners di cui si abbia notizia fondata di collegamenti, diretti o indiretti, ad organizzazioni di natura criminosa e illecita

✦ accertarsi che i propri fornitori e interlocutori siano in grado di prestare un servizio di qualità nel rispetto delle tempistiche e dei prezzi concordati; in particolare nel servizio di igiene ambientale ci si attiene ai criteri di valutazione previsti dal Sistema Qualità

✦ accordare pari opportunità a ciascun interlocutore e fornitore, affinché nella scelta finale non intervengano criteri discriminatori o preferenze personali, ma solo valutazioni imparziali basate sull’effettivo possesso dei requisiti necessari alla fornitura dei beni e/o all’erogazione dei servizi

✦ evitare, a qualunque grado e livello, che si verifichi un interscambio inopportuno di favori e regali, al fine di non inficiare la trasparenza e la correttezza dei rapporti che la Cooperativa intrattiene con i propri fornitori e partners

✦ osservare i principi di trasparenza, completezza e riservatezza di informazione nella corrispondenza verso i fornitori e i partners

✦ evitare condizionamenti da terzi estranei alla Cooperativa per l’assunzione di decisioni e/o l’esecuzione di atti relativi alla propria attività lavorativa

✦ sensibilizzare i fornitori e i partners al rispetto del presente Codice Etico

✦ ove opportuno, istituire apposite e regolari procedure per l’acquisizione di beni e servizi

4.8.2. I rapporti con le autorità, le Istituzione e la Pubblica Amministrazione

La Cooperativa si impegna a dare piena e scrupolosa osservanza alle regole dettate dalle Autorità, per il rispetto della normativa vigente nei settori interessati dalla propria attività.

La Cooperativa collabora attivamente mediante i propri Organi, i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori nel corso delle eventuali procedure istruttorie.

Nei rapporti con le Istituzioni locali, regionali, nazionali, comunitarie ed internazionali, la Cooperativa si impegna a:

✦ instaurare, senza alcun tipo di discriminazione, canali stabili di comunicazione con tutti gli interlocutori istituzionali coinvolti durante la realizzazione delle proprie attività

✦ agire nel rispetto dei principi definiti dal presente Codice Etico, non esercitando attraverso propri Organi dirigenti, dipendenti e/o collaboratori, pressioni dirette od indirette su responsabili o rappresentanti delle Istituzioni per ottenere favori o vantaggi

La Cooperativa intrattiene con la Pubblica Amministrazione rapporti improntati alla massima trasparenza, correttezza e collaborazione, nel rispetto dei rispettivi ruoli e funzioni.

A tal fine, la Cooperativa vieta ogni condotta che possa a qualunque titolo comportare, direttamente od indirettamente, l’offerta di somme di denaro o di altri mezzi di pagamento a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, al fine di influenzare la loro attività nell’espletamento dei propri doveri.

Tali prescrizioni non possono in ogni caso venire eluse ricorrendo a forme diverse di contribuzione che, sotto veste di sponsorizzazione, incarichi e consulenze, pubblicità, etc., abbiano le stesse vietate finalità.

Risultano comunque consentiti, esclusivamente nell’ambito delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore, omaggi e forme di ospitalità, compiuti dai destinatari del Codice Etico verso pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, sempre che non siano tali da poter compromettere l’integrità e la reputazione della Cooperativa e/o influenzare l’autonomia di giudizio degli stessi destinatari; tali atti saranno tempestivamente segnalati in ogni caso al previsto Organismo di vigilanza.

Allo stesso modo, i destinatari del Codice Etico possono essere beneficiati di omaggi, liberalità o trattamenti di favore da parte di esterni, compresi i pubblici ufficiali o gli incaricati di pubblico servizio, esclusivamente nell’ambito delle normali relazioni di cortesia e purché di modico valore.

4.9 La privacy

La Cooperativa tratta con la massima riservatezza tutti i dati e le informazioni che entrano in suo possesso, conformemente a quanto stabilito dalla normativa vigente in materia di privacy.

I dati e le informazioni sui quali vige il divieto di comunicazione a terzi e di divulgazione sono in linea generale quelli riguardanti l’organizzazione interna e la gestione dei beni materiali e immateriali della Cooperativa, le operazioni commerciali e le intermediazioni finanziarie da essa effettuate, le procedure giudiziali e amministrative che la coinvolgono, i dati sensibili riguardanti i dipendenti, il loro stato di salute e/o invalidità, nonché indirizzi e numeri privati di telefono.

4.9.1. Il trattamento dei dati personali

I dati personali dei quali la Cooperativa risulta in possesso nello svolgimento della propria attività, ai sensi e per gli effetti di quanto stabilito dalla specifica normativa vigente in materia di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e successive integrazioni e modificazioni, sono sempre trattati in modo lecito e corretto.

La Cooperativa non utilizza o cede ad altro titolare, per scopi storici, di ricerca scientifica e di statistica, o a fini promozionali, i dati personali acquisiti.

I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori della Società, pertanto, procedono a:

✦ raccogliere i dati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzarli in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi

✦ registrare i dati in modo esatto e aggiornarli all’occorrenza

✦ verificare che i dati siano pertinenti e completi e che non eccedano rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o successivamente trattati;

✦ conservare i dati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati

✦ informare l’interessato in merito alle finalità e alle modalità di trattamento dei dati e alla natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati stessi

✦ custodire e controllare accuratamente i dati al fine di non incorrere nel rischio di distruggerli o perderli, anche accidentalmente

✦ consultare solo gli atti e i fascicoli ai quali sono autorizzati ad accedere e utilizzarli conformemente ai doveri d’ufficio

✦ interdire l’accesso non autorizzato ai dati e il loro trattamento illecito o non conforme alle finalità della loro raccolta;

✦ distruggere i dati nel caso in cui vengano meno le ragioni della loro conservazione e del loro utilizzo, o nel caso in cui venga ritirata l’autorizzazione alloro trattamento

4.10 La linee guida di attuazione del Codice Etico

Si veda ad integrazione del presente paragrafo i punti 3.6) e 6) del presente Modello.

Il presente Codice Etico, anche in conformità a quanto stabilito dal D.Lgs n. 231/2001, vieta ogni comportamento criminoso che possa compromettere civilisticamente e penalmente la Cooperativa.

La Cooperativa è tenuta a rendere edotti i propri Organi, i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori, nonché i propri fornitori e i partners, sulle norme e sulle disposizioni contenute nel presente Codice Etico, applicando le sanzioni previste in caso di violazione.

I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori della Cooperativa possono fare riferimento al loro diretto responsabile e, ove opportuno, all’apposito Organismo di Vigilanza sia per ottenere chiarimenti in merito all’operatività del presente Codice Etico che per denunciarne la sua eventuale violazione.

5. Sistema disciplinare per la violazione del Codice Etico

5.1 Principi generali

Ai sensi degli artt. 6, co. 2, lett. e), e 7, co. 4, lett. b) del Decreto Legislativo n. 231/2001, i modelli di organizzazione, gestione e controllo, la cui adozione ed attuazione (unitamente alle altre situazioni previste dai predetti articoli 6 e 7) costituisce condizione sine qua non per l’esenzione di responsabilità della Cooperativa in caso di commissione dei reati di cui al Decreto, possono ritenersi efficacemente attuati solo se prevedano un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure in essi indicate. tale sistema disciplinare deve rivolgersi tanto ai lavoratori dipendenti quanto ai collaboratori e terzi che operino per conto della Cooperativa, prevedendo idonee sanzioni di carattere disciplinare in un caso e di carattere contrattuale/negoziale (es. risoluzione del contratto ecc.) nell’altro caso. L’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’avvio o dall’esito di un eventuale procedimento penale, in quanto i modelli di organizzazione e le procedure interne costituiscono regole vincolanti per i destinatari, la violazione delle quali deve, al fine di ottemperare ai dettami del citato Decreto Legislativo, essere sanzionata indipendentemente dall’effettiva realizzazione di un reato o dalla punibilità dello stesso.

L’applicazione di provvedimenti disciplinari per la violazione delle regole di condotta aziendali prescinde, pertanto, dall’esito del giudizio penale, in quanto tali regole sono assunte dall’azienda in piena autonomia ed a prescindere dall’illecito che eventuali condotte possano determinare.

5.2 Regole generali di comportamento

Il comportamento degli amministratori e dei dipendenti della Cooperativa (di seguito detti “Dipendenti”), di coloro che agiscono, anche nel ruolo di consulenti o comunque con poteri di rappresentanza della Cooperativa (di seguito detti “Consulenti”) e delle altre controparti contrattuali del Germoglio Onlus, devono conformarsi alle regole di condotta previste nel Modello, finalizzate ad impedire il verificarsi dei reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e successive integrazioni.

In particolare, le regole di comportamento prevedono che:

i Dipendenti, i Consulenti non devono porre in essere comportamenti che integrano le fattispecie sia di reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, sia di reati penalmente rilevanti anche se non previsti dal sopra citato Decreto
nelle relazioni intercorrenti con/fra Dipendenti, i Consulenti è espressamente vietato porre in essere accordi non regolati da documenti ufficiali preventivamente autorizzati dal Vertice aziendale o da Responsabili delegati
i Dipendenti devono evitare di porre in essere qualsiasi situazione di illegittimo conflitto di interessi. In particolare è espressamente vietato stipulare accordi e/o contratti con persone aventi legami di parentela, salvo informazione preventiva all’OdV ed espressa autorizzazione del Vertice Aziendale
i compensi dei Consulenti devono essere determinati per iscritto. E’ espressamente vietato elargire compensi di qualunque natura non supportati dalla necessaria documentazione contrattuale
coloro che svolgono una funzione di controllo e supervisione verso i Dipendenti, Consulenti che operano sia con gli enti pubblici, che in generale con terzi, devono seguire con attenzione e con le modalità più opportune l’attività dei propri sottoposti e riferire immediatamente all’OdV eventuali situazioni di irregolarità o comunque di rischio con riferimento ai principi riportati nel presente Modello
nessun tipo di pagamento superiore agli euro 1.000,00 (mille/00) può essere effettuato in contanti o in natura. Eventuali pagamenti per piccoli importi effettuati per cassa ed eccedenti il valore di euro 999,99 (novecentonovantanove/99) devono essere espressamente autorizzati e dalla Direzione Amministrativa con informativa all’OdV;
è espressamente vietata l’elargizione in denaro a pubblici funzionari
è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari o a persone ad essi riconducibili, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio al Germoglio Onlus. Gli omaggi consentiti si caratterizzano sempre per l’esiguità del loro valore e perché volti a promuovere iniziative di carattere caritatevole o l’immagine della Cooperativa. I regali offerti devono essere documentati in modo tale da consentire le necessarie verifiche e autorizzazioni
i rapporti sia nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, che in generale con terzi, devono essere gestiti da persone con un esplicito mandato da parte della Cooperativa, identificabile con il sistema di deleghe in essere nel Gerrmoglio Onlus
devono essere rispettati, da parte degli amministratori, i principi di trasparenza nell’assunzione delle decisioni aziendali che abbiano diretto impatto sui Soci e sui terzi;
è consentito ai Soci l’esercizio di controllo nei limiti previsti ed il rapido accesso alle informazioni contemplate dalle norme, con possibilità di rivolgersi all’OdV in caso di ostacolo o rifiuto.

5.3 Sanzioni per il personale dipendente

I comportamenti tenuti dal personale dipendente in violazione delle regole comportamentali dedotte nel presente Modello sono definiti come illeciti disciplinari. I provvedimenti disciplinari previsti nei casi di violazione delle regole di condotta e, ingenerale, delle procedure interne da parte del lavoratore, sono quelli di seguito elencati:

incorre nei provvedimenti di RIMPROVERO E/O BIASIMO E/O RICHIAMO, MULTA, SOSPENSIONE il lavoratore che violi le procedure interne previste dal presente Modello. (Ad es. che non osservi le procedure prescritte, ometta di dare comunicazione all’OdV delle informazioni prescritte, ometta di svolgere controlli, adotti nell’espletamento delle attività sensibili un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello). La sanzione sarà commisurata alla gravità dell’infrazione e alla reiterazione della stessa, anche ai fini della commisurazione di una eventuale sanzione espulsiva.
incorre nel provvedimento del LICENZIAMENTO CON PREAVVISO il lavoratore che nell’espletamento delle attività sensibili adotti un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello, diretto al compimento di un reato rilevante sia ai fini del D.Lgs. 231/2001, sia riguardo la legislazione vigente
incorre nel provvedimento di LICENZIAMENTO SENZA PREAVVISO il lavoratore che nell’espletamento delle attività sensibili violi le prescrizioni del Modello e le leggi vigenti
incorre nel provvedimento di RICHIAMO SCRITTO il diretto superiore o il responsabile della funzione per “culpa in vigilando” nell’ipotesi di cui al punto 1)
incorre nel provvedimento di SOSPENSIONE il diretto superiore o il responsabile della funzione per “culpa in vigilando” nell’ipotesi di cui ai punto 2) e 3)
le medesime sanzioni disciplinari del richiamo scritto e della risoluzione del rapporto di collaborazione si applicheranno al personale che presti la propria opera in qualità di volontario non retribuito

I provvedimenti disciplinari comminabili nei riguardi di detti lavoratori sono previsti nel rispetto delle procedure previste dalla legge 20 maggio 1970 n. 300 “Statuto dei lavoratori”, dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro individualmente applicati e da eventuali norme speciali applicabili.

5.4 Misure nei confronti degli amministratori

In caso di violazione del Modello da parte di uno o più amministratori l’OdV informerà il Revisore dei Conti ovvero il Collegio sindacale qualora presente.

Tenuto conto che gli Amministratori della Cooperativa sono nominati dall’Assemblea dei Soci del Germoglio Onlus, nell’ipotesi in cui sia stato disposto il rinvio a giudizio di Amministratori, presunti autori del reato da cui deriva la responsabilità amministrativa della Cooperativa, il Revisore dei Conti sarà tenuto a informare prontamente l’Assemblea dei Soci.

5.5. Misure nei confronti dei collaboratori, consulenti ed altri soggetti terzi

Ogni comportamento posto in essere dai collaboratori, dai consulenti o da altri terzi collegati alla Cooperativa da un rapporto contrattuale non di lavoro dipendente, in violazione delle previsioni del Decreto 231/2001 e/o del Codice etico per le parti di loro competenza, potrà determinare l’applicazione di penali o la risoluzione del rapporto contrattuale fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento derivino danni alla Cooperativa, anche indipendentemente dalla risoluzione del rapporto contrattuale.

Ogni violazione delle regole di cui al presente Modello o commissione dei reati rilevanti sia ai fini del D.Lgs. 231/2001, sia delle leggi vigenti, da parte di consulenti sarà sanzionata secondo quanto previsto nelle specifiche clausole contrattuali inserite nei relativi contratti.

A tal fine si prevede, ogni volta sia possibile, l’inserimento nei contratti di specifiche clausole che diano atto della conoscenza del Decreto, richiedano l’assunzione di un impegno ad astenersi da comportamenti idonei a configurare le ipotesi di reato di cui al Decreto medesimo (a prescindere dalla effettiva consumazione del reato o dalla punibilità dello stesso) e che disciplinino le conseguenze in caso di violazione delle previsioni di cui alla clausola. In assenza di tale obbligazione contrattuale, sarebbe opportuno quantomeno prevedere dichiarazione unilaterale di certificazione da parte del terzo o del collaboratore circa la conoscenza del Decreto e l’impegno ad improntare la propria attività al rispetto delle previsioni di legge.

Compete all’Organismo di Vigilanza valutare l’idoneità delle misure adottate dalla Cooperativa nei confronti dei collaboratori, dei consulenti e dei terzi e provvedere al loro eventuale aggiornamento.

5.6 Misure in caso di violazione degli obblighi di informazione nei confronti dell’OdV

Ogni comportamento che violi l’obbligo di informazione nei confronti dell’OdV sarà sanzionato secondo quanto previsto ai precedenti punti 5.3 e 5.4